送別会案内文

案内文の内容

送別会は、会社であれば転勤、もしくは退職の場合などがあり、案内文の内容も変わります。送別される人の退職や転勤理由などが、ポジティブな内容である場合は、その内容も明記するほうがよいとされます。また、送別会への出席を促す趣旨の文章をしるし、出席・欠席の意思表示を、いつの期日までに、誰に連絡するかを明記することも大事です。場合によって、会社などでは、送別会と歓迎会を両方兼ねて行う「歓送迎会」と呼ばれるものがあり、その場合は日時場所などの情報などのみが記載される事もあります。

電子メールでの案内

近年では、送別会の案内も紙媒体ではなく、電子メールを利用して行われる場合あり、送別会を行う場所の地図情報をURLで送ったりする場合が増えています。電子メールを利用して送別会の案内を送付する場合、紙媒体からひろった地図情報を、PDFファイルなどにスキャニングして添付メールとして送る方法もあります。

具体的な書き方

一番上の左側には、ビジネス文書の通例の一つとして、受け取る側の名前や所属部署などを明記する事があるが、統一されていない場合は、「各位」などと記す。

相手先の下には、右側に送付している日付をしるし、その下に送付している人、もしくはグループなどの名前を記す。

案内状のあて先と差出人、日付を記した下の中央に、案内状の内容となる題名（送別会の名前、誰を送る送別会などの会合の名称）を記して、その下に本文を書き始める。

内容部分には、簡易に誰をどのような形で送ることになるのか、何を持って送別会を開く運びとなったかなどから書き始める。

特定の個人を送る場合、その人の人となりや、その人に対する敬意、どの様な活躍をしたかなど、送別会の主役となる人の思い起こさせる内容の文章を書いても良い

学生同士が卒業する人を送る場合など、カジュアルに行われる送別会の場合、それぞれがプレゼントを持ち合うなどの案内を加える場合もある。

送別会の会場が、大きなホテルや飲食店などの場合、予約している名前や、会の名称によって予約しているなど、バラバラに集まる場合の利便性に配慮した内容のものであると利便性が良い